रेफ़रेंस चेक झूठ पकड़ने की मशीन नहीं है

यह दो परतों में होता है, और लोग ग़लत परत की तैयारी करते हैं

पहली परत बाहर से कराई जाती है। HireRight, Sterling, First Advantage जैसी स्क्रीनिंग कंपनियाँ आपके दस्तख़त वाली अनुमति लेकर आपके दावों को रिकॉर्ड से मिलाती हैं: नौकरी की तारीख़ें, पद, डिग्री, और कहीं-कहीं आपराधिक रिकॉर्ड। इस चरण में आपके पुराने मैनेजर को कोई फ़ोन नहीं जाता। यह सिर्फ़ एक सवाल का जवाब देती है — जो आपने लिखा, वह फ़ाइल से मिलता है या नहीं।

दूसरी परत में असली इंसान फ़ोन करता है: रिक्रूटर या आपका होने वाला मैनेजर, आपके दिए एक-दो नामों को, दस से बीस मिनट के लिए। राय इसी परत में आती है, और नतीजा भी यही बदल सकती है। दोनों की तैयारी अलग है। पहली परत सिर्फ़ बेमेल पर सज़ा देती है, इसलिए रिज़्यूमे, प्रोफ़ाइल और एप्लिकेशन फ़ॉर्म — तीनों में महीने तक तारीख़ें एक रखिए, पद वही लिखिए जो कॉन्ट्रैक्ट में है, और असल में जो सँभालते थे वह नीचे बुलेट में।

सूची में तीन भूमिकाएँ चाहिए, तीन ऐसे लोग नहीं जिन्हें आप पसंद हैं

ज़्यादातर कंपनियाँ दो या तीन नाम माँगती हैं। आपको तीन तारीफ़ें नहीं, तीन अलग नज़रिए देने हैं। एक चलने वाला सेट यह है: वह मैनेजर जिन्हें आप रिपोर्ट करते थे, जो बता सकें कि आपने डिलीवर क्या किया और काम सौंपकर आपको अकेला छोड़ा जा सकता था या नहीं; दूसरे फ़ंक्शन का कोई साथी, जो बता सके कि जहाँ आपके पास कोई अधिकार नहीं था वहाँ आपने काम कैसे आगे बढ़ाया; और कोई जो आपके नीचे रहा हो या उसी प्रोजेक्ट पर आपके बग़ल में बैठा हो, जो बता सके कि टीम में आप असल में कैसे हैं। तीनों मैनेजर हुए तो पूरी सूची एक ही पैराग्राफ़ को तीन बार पढ़ने जैसी लगती है।

क्रम भी मायने रखता है। जो कॉल सबसे पहले लगती है उसे सबसे गंभीरता से लिया जाता है, क्योंकि बाद की कॉलें ज़्यादातर पहली वाली की पुष्टि भर करती हैं। सबसे ऊपर उसे रखिए जिसके पास सबसे ज़्यादा ब्योरा है, उसे नहीं जिसका पद सबसे बड़ा है।

एक कसौटी लोग भूल जाते हैं: यह इंसान फ़ोन उठा भी पाएगा या नहीं। जो सात घंटे के टाइम ज़ोन फ़र्क़ पर है, लंबी छुट्टी पर है, या हफ़्ते में पंद्रह मीटिंग में बैठा है, वह आपके ऑफ़र में एक हफ़्ता जोड़ देगा। जिस रेफ़री तक कोई पहुँच ही न सके, उसकी क़ीमत शून्य है। सच में एक ही अच्छा नाम है तो साफ़ कह दीजिए — «मेरा काम सबसे नज़दीक से यही मैनेजर जानते हैं, बाक़ी दो मेरी ज़िम्मेदारी की पुष्टि कर सकते हैं» — ताकि उन्हें पता रहे कि मेहनत किस कॉल पर लगानी है।

संपर्क में निजी मोबाइल नंबर और निजी ईमेल दीजिए, कंपनी का बोर्ड नंबर और एक्सटेंशन नहीं। आपको दफ़्तर से निकलने के बाद के वे पंद्रह मिनट चाहिए, न कि आपके पुराने मैनेजर का वह संस्करण जो दफ़्तर में बैठा है और बग़ल की सीट पर कोई सुन रहा है।

उस कॉल पर असल में क्या पूछा जाता है

• आप दोनों ने कितने समय, किस रिश्ते में साथ काम किया? पहले ही सवाल पर जो अटक गया, वह आपका नुक़सान कर चुका।
• उनकी ज़िम्मेदारी क्या थी, और उसी स्तर के बाक़ी लोगों के मुक़ाबले कैसी थी? यहीं आपके रिज़्यूमे के आँकड़े परखे जाते हैं।
• कोई एक बार बताइए जब काम बिगड़ा और उन्होंने उसे कैसे सँभाला? यही असली सवाल है। «साथ काम करने में बहुत अच्छे थे» नोट्स में शून्य के बराबर जाता है।
• इस नए रोल में उन्हें कहाँ मदद चाहिए होगी? यह «कमज़ोरी» पूछने का शालीन तरीक़ा है। हर रेफ़री से पूछा जाता है, और «कहीं नहीं» टालमटोल पढ़ा जाता है।
• क्या आप उन्हें दोबारा रखेंगे? असल में इसके दो ही जवाब हैं, और जवाब से पहले का ठहराव भी उनमें से एक है।

फीका रेफ़रेंस आलोचना से ज़्यादा महँगा पड़ता है

कॉल में जो कहा गया, वह एक पैराग्राफ़ बनकर आपके इंटरव्यू फ़ीडबैक के साथ फ़ाइल हो जाता है। «ठीक हैं, कोई दिक़्क़त नहीं» उस फ़ाइल में तटस्थ नहीं पढ़ा जाता। पढ़ा जाता है कि लिखने लायक़ कुछ मिला ही नहीं, और कमेटी के हाथ जब कुछ नहीं लगता तो वह सावधानी की तरफ़ झुक जाती है।

यही असंतुलन तय करता है कि किससे रेफ़रेंस माँगें। ज़बरदस्त रेफ़रेंस से तय हो चुका फ़ैसला शायद ही पलटता है; फीके रेफ़रेंस से लेवल एक नीचे आ जाता है, या प्रक्रिया अटक जाती है और आपसे एक और नाम माँगा जाता है। आपको तारीफ़ नहीं चाहिए। ब्योरा चाहिए।

इसीलिए सबसे बड़ा नाम अक्सर सबसे ख़राब चुनाव होता है। वाइस प्रेसिडेंट ने दो साल में आपको तीन बार देखा है, वे बस गर्मजोशी दिखा सकते हैं। उस मैनेजर से माँगिए जो बता सके कि पिछले मार्च आपने क्या डिलीवर किया, कौन-सा फ़ीचर काटा और क्यों काटा। वे सीनियर भी हों तो और अच्छा, पर पहले ब्योरा, पद बाद में।

माँगने का तरीक़ा तय करता है कि हाँ के बाद वे कितना ज़ोर लगाएँगे

ज़्यादातर लोग पूछने की हिम्मत पर ही अटक जाते हैं। हक़ीक़त में रेफ़री बनाया जाना अच्छा ही लगता है — किसी ने आपको भरोसे लायक़ गवाह माना। दिक़्क़त शब्दों में है। «क्या आप मेरे reference बन सकते हैं?» जैसे संदेश में जवाब देने को सिर्फ़ हाँ या ना है, और सामने वाले को यह पता ही नहीं कि वह किस चीज़ के लिए हाँ कह रहा है। इसलिए जो हाँ लौटती है, वह हल्की होती है।

काम कितना है यह बता दीजिए, हाँ भारी हो जाएगी: कौन-सी कंपनी, कौन-सा पद, कॉल लगभग कब आएगी, पंद्रह मिनट लगेंगे, और बातचीत शायद अंग्रेज़ी में होगी। फिर निकलने का रास्ता भी साथ दीजिए: «अगर आपको लगता है कि आप मेरा काम इतना नहीं जानते, या यह महीना ठीक नहीं है, तो बता दीजिए, मैं किसी और से पूछ लूँगा।» जो यहाँ ना कह देता है, वही इंसान कॉल पर अटकता नहीं।

किसी से यह मत कहिए कि मेरे लिए दो अच्छे शब्द बोल दीजिएगा। यह वाक्य सामने वाले को सच में थोड़ी मिलावट करने की जगह पर खड़ा कर देता है, और जो रेफ़री सचमुच काम के होते हैं वे यह सुनते ही सतर्क हो जाते हैं। दूसरा सवाल पूछिए: मेरी की हुई कोई एक ठोस चीज़ बताइए जो आप कह सकें। जवाब तुरंत आ गया तो नाम इस्तेमाल लायक़ है। तीस सेकंड लगे, तो वे तीस सेकंड कॉल पर भी लगेंगे।

कॉल के बाद लौटकर पूछिए कि उनसे क्या-क्या पूछा गया और किस जगह सवाल एक परत और गहरे गए। इससे पता चलता है कि यह कंपनी किस चीज़ को तौल रही थी, और वह अगले राउंड में और अगली कंपनी में काम आता है। फिर नतीजा जो भी रहा हो, उन्हें बता दीजिए। एक एहसान को लंबे रिश्ते में बदलने का इससे सस्ता तरीक़ा नहीं है।

रेफ़री को तैयार करना, उसे रटाना नहीं है

हर पद के लिए दोबारा पूछिए, एक बार की हाँ को हमेशा के लिए मत मानिए। हाँ मिलने पर तीन चीज़ें भेजिए: जॉब डिस्क्रिप्शन, वही रिज़्यूमे जो कंपनी के पास है, और वे दो-तीन बातें जिन पर आप चाहते हैं कि वे बोल सकें। यह जवाब पकड़ाना नहीं है, यह उन्हें ठोस बोलने लायक़ बनाना है। जो रेफ़री ग़लत तिमाही याद रखता है, या बग़ल वाले प्रोजेक्ट का ब्योरा देता है, वह बिना चाहे आपका नुक़सान करता है।

एक गुज़ारिश और जोड़िए, ख़ास उस सवाल के लिए जो पूछता है कि आपको कहाँ मदद चाहिए होगी: उनसे कहिए कि कोई सच्ची बात बताएँ जिस पर आप पहले से काम कर रहे हैं। «इनमें कोई कमी नहीं है» से यह कहीं ज़्यादा भरोसेमंद लगता है, और रेफ़री को ख़ुद राहत मिलती है। उस सवाल का जवाब ज़्यादातर लोगों को आता ही नहीं, इसलिए वे मौक़े पर कुछ गढ़ लेते हैं, और गढ़ा हुआ आम तौर पर आपकी असली कमज़ोरी से बदसूरत होता है।

मौजूदा कंपनी का नाम आप नहीं दे सकते, और कोई उम्मीद भी नहीं करता

सीधा कह दीजिए: मेरी मौजूदा कंपनी को नहीं पता कि मैं देख रहा हूँ, पिछली कंपनी के रेफ़रेंस अभी दे सकता हूँ, और मौजूदा मैनेजर का नाम साइन करने के बाद। कोई हैरान नहीं होता। उल्टा, जो कंपनी ऑफ़र से पहले ही आपके मौजूदा बॉस को फ़ोन करने पर अड़ जाए, वह अपने बारे में कुछ बता रही है।

अगर आप बरसों से एक ही जगह हैं और पुराने मैनेजर से संपर्क नहीं है, तो ऊपर की जगह बग़ल में देखिए: वह मैनेजर जो कंपनी छोड़ चुका है, कोई क्लाइंट, दूसरे फ़ंक्शन का साथी, कोई वेंडर जिसे आपने चलाया। अपने ही स्तर का सहकर्मी कमज़ोर विकल्प है, पर विकल्प है। परिवार, वे दोस्त जिन्होंने कभी आपके साथ काम नहीं किया, और हर वह व्यक्ति जिसे आपका काम सिर्फ़ आपके बताने से पता है — ये विकल्प नहीं हैं।

सरहद पार यह और तेज़ी से मिटता है, क्योंकि कंपनियाँ बंद होती हैं, बिकती हैं, और उनके रिकॉर्ड एक देश से दूसरे देश तक नहीं पहुँचते। नौकरी छोड़ने के दिन ही लिखित सर्विस सर्टिफ़िकेट माँग लीजिए — तारीख़ें, पद, दस्तख़त। कई देशों में माँगने पर यह देना नियोक्ता की बाध्यता है, और बाक़ी जगह भी तब तक बहुत आसान है जब तक कोई आपको याद रखता है।

पुराने मैनेजर से नहीं बनी, तो भी उन्हें सूची से ग़ायब कर देना जवाब नहीं है

दो तरह की ख़राबी अलग कर लीजिए। एक, वह मैनेजर जिन्हें आप पसंद नहीं थे। दूसरे, वह मैनेजर जो ख़ुद आगे बढ़कर आपको गिराएँगे। पहली सूरत आपकी सोच से ज़्यादा आम है और आपके डर से कम ख़तरनाक: जब तक वे बता सकते हैं कि आपने किया क्या, ठंडा लहजा किसी ऑफ़र को नहीं मारता, क्योंकि फ़ाइल में लहजा नहीं, सामग्री जाती है। दूसरी सूरत को सँभालना पड़ता है, और छिपाना सँभालना नहीं है।

छिपाने की क़ीमत ठोस है। वे पूछते हैं कि पिछली नौकरी में आप किसे रिपोर्ट करते थे, आप बदले में अपने ही स्तर के एक सहकर्मी का नाम देते हैं, कमरे में कोई टोकता नहीं — और वह ख़ाली जगह लिख ली जाती है। जिस सूची में साफ़ दिखने वाला एक नाम ग़ायब हो, वहाँ आपने ख़ुद निशान लगाकर बता दिया कि देखना कहाँ है।

तरीक़ा यह है कि आप पहले कहिए, और उसकी असल अहमियत से छोटा करके कहिए। जिस पल रिक्रूटर नाम माँगे: आख़िरी दौर में प्राथमिकताओं को लेकर हमारी समझ अलग हो गई थी, इसलिए मैं उसी संगठन के दूसरे मैनेजर का नाम दे रहा हूँ जिन्होंने मेरा रोज़ का काम ज़्यादा क़रीब से देखा है; ज़रूरत हो तो उनका संपर्क भी दे सकता हूँ। आपके मुँह से यह पृष्ठभूमि है। उनके ख़ुद पता कर लेने पर यह खोज बन जाती है। बात वही, वज़न अलग।

यह वाक्य उसी संस्करण से मिलना चाहिए जो आपने इंटरव्यू में «नौकरी क्यों छोड़ी» के जवाब में दिया था — वह जवाब बनाने का तरीक़ा नौकरी छोड़ने की वजह वाली गाइड में है। एक शब्द भी हटा तो दिख जाता है, क्योंकि दोनों के नोट्स आख़िर में एक ही फ़ाइल में पहुँचते हैं।

जब पुरानी कंपनी सिर्फ़ नौकरी की पुष्टि करती है

बहुत सी कंपनियों की नीति सिर्फ़ verification की होती है: HR आपकी तारीख़ें और पद बता देता है और उससे आगे एक शब्द नहीं — आम तौर पर क़ानूनी सावधानी में, कभी-कभी सिर्फ़ इसलिए कि किसी ने बरसों पहले वह नियम लिख दिया था और दोबारा किसी ने उसे छुआ नहीं। यह नीति पहली परत के लिए एकदम सही है, क्योंकि रिकॉर्ड मिलाना ही उसका काम है। दूसरी परत में इसकी क़ीमत शून्य है। दो तारीख़ों और एक दस्तख़त वाली लाइन से कोई नहीं पढ़ सकता कि मतभेद आप कैसे सँभालते हैं।

असल दिक़्क़त यह है कि वह चुप्पी दूसरी तरफ़ कैसी दिखती है। जिस जवाब में सिर्फ़ «नौकरी की पुष्टि होती है» लिखा हो, वह फ़ाइल में ठीक फीके रेफ़रेंस की तरह गिरता है: लिखने लायक़ कुछ नहीं। इसलिए ऐसी कंपनी में जाने वाली कॉल के लिए आपको एक ऐसा इंसान तय करना है जो आपको जानता हो, HR का साझा इनबॉक्स नहीं।

अगर पुरानी कंपनी सचमुच सिर्फ़ पुष्टि देती है, तो यह कॉल से पहले बताइए, बाद में नहीं। रिक्रूटर से कहिए: मेरी पिछली कंपनी सिर्फ़ नौकरी की अवधि की पुष्टि करती है, इसलिए मैं उस समय के अपने मैनेजर का नाम भी दे रहा हूँ, जो अब वहाँ नहीं हैं और काम पर बात कर सकते हैं। पहले कह देने पर यह जानकारी है। किसी के दीवार से टकरा लेने के बाद पता चलने पर यह रुकावट है।

जो कंपनी बंद हो गई या किसी और में मिल गई, उसे भी इसी तरह सँभालिए। नाम बदल गया, सिस्टम बंद हो गए, और मुमकिन है डेटाबेस में उन बरसों का कोई निशान बचा ही न हो। अपने सबूत ख़ुद तैयार रखिए — वह मैनेजर, दो सहकर्मी, सँभालकर रखी सैलरी स्लिप, पुराना ईमेल डोमेन — और बिना माँगे आगे बढ़ा दीजिए। स्क्रीनिंग कंपनी को आप नहीं मिलते तो वह unable to verify लौटाती है, और वह वाक्य आपकी फ़ाइल में आपकी अपनी सफ़ाई से कहीं ज़्यादा बुरा पढ़ा जाता है।

Backdoor reference: वह कॉल जिसके बारे में आपको बताया ही नहीं जाता

कुछ कंपनियाँ आपके दिए नामों पर नहीं रुकतीं। hiring manager LinkedIn पर देख लेता है कि किसी पुरानी कंपनी में आप और उसकी टीम का कोई व्यक्ति साथ थे, उसे संदेश भेजकर पूछ लेता है कि आपने साथ काम किया था क्या और वह कैसा था — यही backdoor reference है। आपको बताया नहीं जाता, आम तौर पर उसका कोई रिकॉर्ड भी नहीं रहता, और अक्सर उसका वज़न आधिकारिक कॉल से ज़्यादा होता है, ठीक इसलिए कि उन्हें लगता है यह बातचीत किसी ने पहले से तय नहीं की।

कुछ कंपनियों में यह उनके अपने नियम तोड़ता है और कुछ देशों में डेटा सुरक्षा के क़ानून की सीमा से छू जाता है, पर व्यवहार में इसकी ज़िम्मेदारी शायद ही कोई उठाता है। तो आपके हाथ में दो ही चीज़ें हैं। पहली, यह मानकर चलिए कि जिस किसी ने आपके साथ कुछ वक़्त काम किया है उससे पूछा जा सकता है, उनसे भी जिनसे आपको लगता है कि सालों पहले संपर्क टूट गया। दूसरी, जिससे पीठ पीछे पूछे जाने की सबसे ज़्यादा संभावना है, उसी को अपनी सूची में डाल दीजिए। नाम देते ही पिछला दरवाज़ा सामने का दरवाज़ा बन जाता है, और उसकी बात इत्तिफ़ाक़ की ख़बर से हटकर आपके चुने हुए गवाह की गवाही बन जाती है।

अगर आपको पक्का पता है कि आपके इतिहास का कोई एक हिस्सा बुरा करके बताया जाएगा, तो बचाव यह है कि आप उसे शुरू में ख़ुद कह दें, न कि इस पर दाँव लगाएँ कि कोई पूछेगा ही नहीं। आपका संस्करण उनका डिफ़ॉल्ट बन जाता है, और बाद में जो कुछ भी वे सुनते हैं उसे उसी से तौला जाता है। समस्या दो संस्करणों का फ़ासला है। सामग्री अपने आप में आम तौर पर नहीं।

आप सीधे पूछ भी सकते हैं। «Will the reference conversations be limited to the contacts I provide?» — यह पूछने में कुछ नहीं जाता, और कभी-कभी वे कैसे जवाब देते हैं यह उनके जवाब से ज़्यादा बता देता है। जो कंपनी इस पर गोलमोल करती है, वह आम तौर पर करती ही है।

यह जब तक आता है, फ़ैसला ज़्यादातर हो चुका होता है

समय की बात: यह जाँच आख़िरी दौर के बाद, लिखित ऑफ़र के आसपास आती है। नामों की सूची इंटरव्यू चलते-चलते तैयार रखिए, उस दिन नहीं जिस दिन HR माँगे। इस क़दम पर देर लगाना ऐसा पढ़ा जाता है जैसे आपको कुछ बंदोबस्त करने के लिए वक़्त चाहिए।

प्रक्रिया में इसकी जगह दो बातें बताती है। उम्मीदवारों में से चुनने के लिए इसका इस्तेमाल कम ही होता है; ज़्यादातर यह उस नतीजे पर मुहर लगाती है जो कोई पहले ही लिख चुका है। और यह वह आख़िरी दरवाज़ा भी है जहाँ पूरी बात बिगड़ सकती है। इसलिए इसे दूसरा इंटरव्यू मत समझिए, एक हैंडओवर समझिए: सही लोग, सही संपर्क, सही पृष्ठभूमि, समय पर सौंप दिए गए।

सामान्य रफ़्तार कुछ कार्यदिवसों से एक-दो हफ़्ते की है, और वह इस पर टिकी है कि आपके रेफ़री ईमेल का जवाब कितनी जल्दी देते हैं। नाम जल्दी दिए तो काम जल्दी ख़त्म। जिस देरी को लोग ख़राब रेफ़रेंस मान बैठते हैं, वह ज़्यादातर देर से सौंपी गई सूची होती है, जिसके तीन में से दो नाम छुट्टी पर थे।

दो हफ़्ते की चुप्पी के बाद भी पहले यह मानिए कि मामला प्रशासनिक है, आपदा नहीं: रिक्रूटर बदल गया, headcount दोबारा समीक्षा में चला गया, स्क्रीनिंग सिस्टम किसी एक दस्तावेज़ पर अटका है। सवाल ठोस पूछिए। «Is there anything outstanding from my side — an additional reference or a document?» «अभी क्या स्थिति है» पूछने से बेहतर काम करता है, क्योंकि इसमें सामने वाले को एक लाइन में जवाब देने लायक़ चीज़ मिल जाती है।

समय से जुड़ी आख़िरी बात, और सबसे महँगी: जाँच पूरी होने से पहले इस्तीफ़ा मत दीजिए। लिखित ऑफ़र पर लिखी वह पंक्ति — contingent on satisfactory background and reference checks — शिष्टाचार नहीं, चालू शर्त है। उस ईमेल का इंतज़ार कीजिए जो कहे कि जाँच पूरी हो गई, फिर नोटिस दीजिए।