リファレンスチェックは嘘を探す作業ではない

2 層あって、多くの人は違うほうを準備する

1 層目は外注です。HireRight、Sterling、First Advantage といった調査会社が、あなたが署名した同意書を持って申告内容を記録と突き合わせます。在籍期間、役職、学位、場合によっては犯罪歴。ここで前の上司に電話はかかりません。答える問いは一つだけ、書いたものが記録と一致するかどうかです。

2 層目が人の電話です。リクルーターか将来の上司が、あなたの挙げた 1〜2 名に 10〜20 分かけます。意見が入るのはこちらだけで、結果を動かせるのもこちらだけです。準備は分けてください。1 層目が減点するのは食い違いだけなので、レジュメ・プロフィール・応募フォームの年月を月単位で揃え、役職は契約上の名称を書き、実際に見ていた範囲は下のブレットに置きます。

名簿は 3 つの視点であって、あなたを好きな 3 人ではない

求められるのはたいてい 2〜3 名です。渡すべきなのは 3 つの視点であって、同じ褒め言葉の 3 通りの言い換えではありません。使える組み合わせはこうです。直属の上司には、何を出せる人か、任せて放っておけるかを話してもらう。他部門のカウンターパートには、権限のない場所でどう仕事を前に進めたかを話してもらう。あなたが見ていた部下か、同じプロジェクトで横に座っていた人には、チームの中での実際の姿を話してもらう。3 人とも上司だと、同じ段落を 3 回読まされているように読まれます。

順番も効きます。最初につながった電話がいちばん真に受けられ、あとの電話はその内容の確認に近くなります。先頭に置くのは肩書きの大きい人ではなく、具体をいちばん多く話せる人です。

忘れられがちな条件がもう一つあります。この人は電話に出られるのか。時差 7 時間、長期休暇中、週に 15 本の会議。どれもオファーを 1 週間遅らせます。つながらない推薦者は、どれだけ強くてもゼロです。正直なところ良い名前が 1 人しかいないなら、そう言ってしまってください。「この人が私の仕事をいちばん知っている上司で、あとの 2 名は職務範囲の確認ができます」。どの電話に手間をかけるべきかが相手に伝わります。

連絡先は代表番号の内線ではなく、携帯番号と個人のメールアドレスを渡します。ほしいのは退勤後の 15 分であって、隣の席に人がいるオフィスの中の元上司ではありません。

その電話で実際に聞かれること

• どのくらいの期間、どういう関係で一緒に働きましたか。最初の質問で言い淀む推薦者は、その時点で失点を作っています。
• 何を持っていた人ですか。同じ等級の他の人と比べてどうでしたか。レジュメに書いた規模が試されるのはここです。
• うまくいかなかったときの話と、その対処を教えてください。これが本題です。「一緒に働きやすい人でした」は記録の上ではゼロです。
• この職務では、どこで支援が必要になりそうですか。「短所」の丁寧な聞き方です。全員が聞かれ、「何もありません」は回避と読まれます。
• もう一度採用しますか。実質的に答えは二つしかなく、答える前の一拍もそのうちの一つです。

平板なリファレンスは、批判より高くつく

電話の内容は、面接評価の隣に置かれる 1 段落のメモになります。「特に問題なし、堅実」はそのファイルの中では中立に読まれません。書き留めるものが何もなかった、と読まれます。掴むものがない委員会は、慎重側に倒れます。

この非対称が、誰に頼むべきかを決めます。絶賛は、すでに固まった判断をひっくり返すことはめったにありません。平板なほうは等級を一つ下げるか、別の名前を出してくれと言われて選考を止めます。ほしいのは称賛ではなく、具体です。

だからいちばん偉い名前は、たいてい最悪の選択です。本部長は 2 年で 3 回しかあなたを見ておらず、温かいことしか言えません。去年の 3 月に何を出したか、どの機能を落としたか、なぜ落としたかを言える直属の上司に頼んでください。その人が偉ければなお良いのですが、順番は具体が先、肩書きは後です。

頼み方が、引き受けたあとの熱量を決める

多くの人は「頼みにくい」で止まります。実際には、推薦者に指名されるのは悪い話ではありません。信用できる証人として扱われた、ということだからです。問題は文面のほうにあります。「リファレンスをお願いできますか」だけのメッセージは、相手に「はい」か「いいえ」しか返す余地を残さず、しかも何を引き受けるのかが分かっていません。だから返ってくる「はい」も軽くなります。

仕事量を先に書けば、承諾は重くなります。どの会社のどの職務か、電話はだいたいいつ来るか、1 回 15 分、おそらく英語。そのうえで逃げ道を足します。「私の仕事を語れるほど知らないと思われるなら、あるいは今月は忙しすぎるなら、遠慮なく言ってください。別の人に頼みます」。ここで断る人は、電話で言い淀まずに済んだはずの人です。

「よろしく言っておいてもらえますか」とは頼まないでください。この一言は相手を、事実を曲げる側に立たせます。頼む価値のある推薦者ほど、これを聞くと身構えます。聞くべきなのは別の質問です。私がやったことで、具体的に一つ挙げるとしたら何ですか。すぐ返ってくるなら、その名前は使えます。30 秒考え込むなら、電話でも同じ 30 秒がかかります。

電話のあとは、何を聞かれたか、どこで一段深く突っ込まれたかを本人に聞き返します。その会社が何を測っていたかが分かるので、次のラウンドでも次の会社でも使えます。そして結果は、どちらに転んでも必ず伝える。一度の借りを長い関係に変える、いちばん安い方法です。

推薦者への説明は、口裏合わせではない

一度の承諾を永続扱いにせず、案件ごとに頼み直します。承諾をもらったら 3 点送ってください。求人票、会社が持っているのと同じレジュメ、そして話してもらえたら助かる 2〜3 点。答えを渡すのではなく、具体的に話せる状態にするためです。四半期を取り違えたり、隣のプロジェクトを語ってしまう推薦者は、悪気なくあなたを削ります。

頼みごとをもう一つ足します。「どこで支援が必要になりそうか」の質問に向けて、あなたがいま実際に手を入れている本物の課題を一つ挙げてもらう。「短所はありません」より何倍も信用されますし、推薦者のほうも助かります。あの質問への答え方を知っている人はほとんどおらず、多くはその場で作ります。作られたものは、たいていあなたの本当の弱点より聞き苦しい。

現職には聞けない。それが普通で、誰も期待していない

そのまま言えば済みます。現職は転職活動を知らないので、前職の推薦者を今お出しします、現職の上司はサイン後に、と。誰も驚きません。逆に、オファー前に現職の上司へ電話すると言い張る会社は、自社について何かを教えてくれています。

同じ会社に長くいて前の上司とも連絡が取れないなら、上ではなく横を探します。すでに退職した元上司、顧客、他部門のカウンターパート、あなたが動かしていた外部委託先。同等級の同僚は弱いですが、成立します。成立しないのは家族、一緒に働いたことのない友人、そしてあなたの話でしか仕事を知らない人です。

国をまたぐと、これは早く失われます。会社は畳まれ、買われ、記録は国境を越えません。辞める日に、在職証明を書面でもらってください。期間、役職、署名。請求があれば発行を雇用主に義務づけている国も複数あり、そうでない国でも、まだ誰かがあなたを覚えているうちのほうが圧倒的に楽です。

前の上司と合わなかったことは、名簿から隠す理由にならない

まず 2 種類を分けます。あなたを好きではなかった上司と、積極的にあなたを落としにくる上司。前者はあなたが思うより多く、思うより無害です。何をやったかを話せる人であれば、口調が冷たくてもオファーは死にません。記録に残るのは温度ではなく中身だからです。処理が要るのは後者のほうで、その処理は隠すことではありません。

隠す代償ははっきりしています。直近の職務では誰の下にいましたかと聞かれ、あなたは横並びの同僚の名前を出す。その場で咎める人はいませんが、その穴はメモに残ります。明らかに入っているべき名前が一つ欠けた名簿は、見るべき場所をあなた自身が指したのと同じです。

正しいのは、自分から、実際の重さより短く言うことです。リクルーターに名前を聞かれたその場でこう足します。終盤は優先順位の見方が食い違っていたので、私が挙げるのは同じ組織の別のマネージャー、日々のアウトプットをより見ていた人です、必要であればもう一方の連絡先もお渡しします。あなたが言えばそれは背景です。相手が見つければ発見になります。同じ事実で、重さが変わります。

この一文は、面接で「なぜ辞めたのか」に答えたときの版と揃っている必要があります。その版の作り方は退職理由のガイドのほうにあります。一語ずれても分かります。両方のメモは最後に同じファイルへ入るからです。

前の会社が在籍確認しか出さないとき

在籍確認だけという方針の会社は珍しくありません。人事は在籍期間と役職だけを認め、それ以上は何も言わない。法務上の用心のこともあれば、昔だれかが決めた社内ルールがそのまま残っているだけのこともあります。この方針は 1 層目には申し分ありません。記録の突き合わせは、まさにそのためのものです。2 層目では何の役にも立ちません。日付が 2 つ載った署名入りの一行から、あなたが意見の対立をどう扱う人かは読めません。

厄介なのは、その沈黙が向こう側からどう見えるかです。「在籍を確認しました」だけの返信は、平板なリファレンスと同じ場所に着地します。書き留めるものがない。だからそういう会社への電話で用意すべきなのは、人事の共用アドレスではなく、あなたを知っている人です。

前職が本当に在籍確認だけの方針なら、電話のあとではなく前に言ってください。リクルーターにこう伝えます。前職の人事は在籍期間の確認しかしませんので、当時の直属の上司も併せてお渡しします、すでに退職している人なので仕事の中身を話せます。事前に言えば情報です。誰かが壁にぶつかってから分かれば、障害です。

会社が畳まれた場合や買収された場合も、扱いは同じです。社名が変わり、システムは止まり、データベースにその数年分の記録が残っていないこともあります。当時の上司、同僚 2 人、取ってある給与明細、古いメールのドメイン。自分の証拠を先に揃えて、聞かれる前に渡します。調査会社は見つけられないと unable to verify と返し、その一語がファイルに載るほうが、あなた自身の説明よりずっと悪く読まれます。

バックドアリファレンス：断りなくかかっている電話

あなたが挙げた名前で止まらない会社があります。採用マネージャーが LinkedIn で、あなたと自分のチームの誰かが同じ会社に重なっていたことに気づき、一緒に働きましたか、どんな人でしたかと個別に聞く。これがバックドアリファレンスです。あなたには知らされず、記録も残らないのが普通で、そのくせ正式な電話より重く扱われることが多い。誰にも仕込まれていない、と相手が思い込むからです。

社内規定に反する会社もあり、個人情報の規制に触れかねない国もありますが、実務上それで責任を問われる人はほとんどいません。だからできることは 2 つだけです。一つ、ある程度の期間あなたと働いた人は誰でも聞かれうると想定する。何年も連絡していないつもりの人も含めてです。二つ、裏で聞かれる可能性がいちばん高い人を、自分の名簿に先に載せる。名指しした瞬間に裏口は正面玄関になり、その人の言葉は偶然の情報から、あなたが選んだ証人に変わります。

ある時期の仕事が悪く語られると確信しているなら、誰も聞かないほうに賭けるより、選考の早い段階で自分から言うのが守りになります。あなたの版が相手の基準になり、あとから聞こえてくる話はそれと照らし合わされます。問題になるのは 2 つの版の落差であって、中身そのものではないことがほとんどです。

そのまま聞いてしまう手もあります。Will the reference conversations be limited to the contacts I provide? 聞いても減点されませんし、答えの中身より答え方のほうが分かることもあります。曖昧に濁す会社は、たいていやっています。

それが来るころには、判断はだいたい終わっている

時期としては、最終面接のあと、書面オファーの前後に来ます。名前は面接が進んでいる最中に揃えておくもので、人事に聞かれた日から頼み始めるものではありません。ここで手間取ると、何かを整えるための時間が要る人に読まれます。

この位置が意味することは 2 つです。候補者を選び分けるために使われることはめったになく、たいていは誰かがすでに書いた結論の確認です。そして同時に、全部が壊れうる最後の関門でもあります。だから 2 回目の面接として構えるのではなく、引き継ぎとして扱ってください。適切な人、正確な連絡先、必要な背景を、期日どおりに渡す。

普通の速度は数営業日から 1〜2 週間、推薦者がどれだけ早くメールを返すかで決まります。早く出した名前は早く終わります。リファレンスが悪かったせいだと思われている遅延の多くは、名簿を出すのが遅く、3 人のうち 2 人が休暇中だっただけです。

2 週間以上音沙汰がないときは、事故より先に事務手続きを疑ってください。リクルーターの交代、採用枠の再審査、調査システムが書類 1 枚で止まっている。追いかけるなら具体的に聞きます。Is there anything outstanding from my side — an additional reference or a document? が「進捗はいかがでしょうか」より効くのは、相手が一行で答えられるものを渡しているからです。

時期の話で最後に一つ、これがいちばん高くつきます。調査が終わるまで、いまの仕事を辞めないでください。書面オファーにある contingent on satisfactory background and reference checks は有効な条件であって、社交辞令ではありません。完了しましたというメールが届いてから、辞表を出す。