求職信不是履歷的散文版

履歷是紀錄，求職信是理由

履歷是一份紀錄。它用固定的順序、帶著數字，說你做過什麼，而且整份都是過去式。這個結構是它有效的原因，也是它裝不下兩樣東西的原因。

第一樣是判斷。履歷寫得出一個決定的結果，寫不出那個決定本身：為什麼離開一份穩定的工作、為什麼換領域或換國家、為什麼中間空了一年。第二樣是未來。履歷上沒有一行在講你接下來想做什麼，因為它沒有那個時態。

求職信裝的就是這兩樣，其他都不裝。如果你的信只是把履歷的條列改寫成長句子，那你寫的是第二份履歷；而讀信的人手上已經開著第一份，他讀一行就會停。

什麼時候真的有人讀

沒有人能告訴你求職信被讀的比例，任何給你一個百分比的頁面都是在猜。你能讀的是申請表本身。必填欄位代表這封信一定會被打開；選填上傳通常代表沒有人會打開，除非履歷裡有什麼讓對方起了疑問。台灣的職缺多半沒有這一欄，外商的申請系統多半有，這件事本身就是訊號。

還有第三種情況，也是求職信最有份量的一種：收件的是人，不是系統。內推的人幫你轉信、用人主管自己貼職缺、你寄到一個具名信箱。這時候信不是附件，是對方讀到的第一份文件，履歷反而是接著才被點開的那個。

所以誠實的規則不是「一定要寫」也不是「別浪費時間」。當你的履歷會引出一個它自己答不了的問題時就寫：換領域、換國家、有一段空白、或者你的職稱在你的市場和他們的市場意思不一樣。這幾種情況下，就算表單寫著選填，這封信也不是選填的。

反過來說，一封值得寄的信要花掉一到兩個小時，你一週有幾個這樣的時段就只能寄幾封。所以真正的問題是「這一批裡哪三家值得寫」，而標準只有一個：這家如果約你面試，你會不會為了它請假。公司明講不收、內部轉調、或職缺握在獵頭手上的時候，那一到兩小時本來就不該花在信上。

三段，一百到三百二十字

• 長度：一百到三百二十個英文字。低於一百字，內文其實還沒論證任何事，讀起來像便條；超過三百二十字，用 11pt 排會超過一頁，而超過一頁的信只會被掃過去。這是本站那支求職信量尺實際執行的上下界，量的是英文字數，不是你原本用中文寫的那些。
• 第一段：一句話講你應徵什麼，一句話證明你查過。不是仰慕，是一件有日期、查得到、而且會改變你進去之後怎麼做事的事。
• 第二段：兩件履歷上已經有的成果，各自帶一個數字，挑的理由是這份職缺剛好在問這件事。數字還沒查到的地方留 [N]，寄出之前去把它找回來。
• 第三段：一句話講你進這個職位想做什麼，一句話收尾。這是你整份申請文件裡唯一一句朝前看的話。
• 不要寫的兩段：可到職時間，和感謝閱讀。兩段都花了字卻沒說事，而你總共只有三百二十個字。

第二段要講哪兩件事，是 JD 決定的

職缺描述不是一份平均分布的清單。前面兩三條 responsibility 通常是這個位子每天真的在做的事，後面那幾條是從舊版本複製過來的。requirement 也分兩層：用 must 或 required 帶的是門檻，用 nice to have 或 a plus 帶的是願望清單。你的信只回應門檻那一層——回應願望清單，等於在講一件對方不打算堅持的事。

更快的讀法是把整份 JD 裡出現超過兩次的名詞圈起來。如果 forecast accuracy 出現四次、stakeholder 出現三次，這個位子存在的理由多半就是有人在這兩件事上出過問題，headcount 是為了修它開的。第二段要對上那個問題，不是對上那些形容詞。

圈出來通常有五到八件，你挑三件，信裡只寫兩件，第三件留到面試。三件塞進三百二十個字，每件只剩一句話，而講一半的成果會被當成沒有成果。

第一句不能是「I am writing to apply for」

「I am writing to apply for the position of…」只是把對方從附件裡已經知道的事再說一次。它同時也是這疊信裡最常見的開頭。本站的求職信量尺會標出二十四個這類句子，其中八個涵蓋了 HR 每天實際看到的大部分：「I am writing to express my interest」、「I came across your job posting」、「To whom it may concern」、「I believe I would be a great fit」、「passionate about」、「team player」、「hit the ground running」、「my dream job」。

這些句子的英文都沒有錯。它們的問題是每一句都在告訴讀者：這封信寄去任何一家公司都成立。開頭應該是只有你寫得出來的那一句——你做過的某件事，正好對上他們現在想修好的某件事。職缺名稱放到第二個子句再說也來得及。

提到公司的時候，錯誤會往另一個方向跑。稱讚是關於他們的主張，事實才是你查過的證據。「你們十月的版本說明」永遠贏過「貴公司對創新的堅持」。如果你要投的是海外，更不要把國家當成讚美：「我一直很嚮往在德國工作」講的是你自己，讀起來像是請他們錄取你的簽證動機，而不是你的工作。

找不到收信人的名字時，「Dear Hiring Manager」是正確而且不會被扣分的寫法。「To whom it may concern」和「Dear Sir or Madam」兩者都不是，它們在你父母那輩寫信時就已經過時了。也不必花一小時在 LinkedIn 上猜是誰——寫錯名字的代價，比寫得普通高得多。

開頭有四種寫法，每一種有自己的失敗方式

台灣人常見的第五種是謙虛開場：「雖然我的經驗可能不足，但我很願意學習」。這在中文裡是禮貌，翻成英文之後是你自己先承認不合格，而讀信的人正在找理由把這疊縮短。想表達願意學，就寫你上一次真的學會一件新東西的過程。

• 成果開場：先講你做過、而他們正需要的那件事，第二個子句才接職缺名稱。失敗方式是寫成自我介紹——它只能有一句，挑的是跟這個職缺有關的成果，不是你最得意的那件。
• 問題開場：從他們公開講過、而且正在處理的事切進去。失敗方式是猜錯——你講的必須是查得到的事實，不是你推測他們內部有什麼麻煩；猜錯那一句，後面每一句都跟著失效。
• 來源開場：說你是怎麼知道這個職缺的，前提是來源有份量——某個人叫你投、你在某場活動聽過他們的人講。失敗方式是來源沒有份量，「我在 LinkedIn 上看到貴公司的職缺」等於一句都沒說。
• 轉換開場：你正在換領域，第一句就把它講掉——做了六年臨床藥師，現在要把同一套判斷帶去醫材的法規團隊。失敗方式是寫成道歉；這句的功能是先發制人，不是請求原諒。

一封完整的信，長這樣

以下是完整的一封，供應鏈規劃分析師的職缺。中括號是這位申請人還沒填完的地方。

Dear Ms. [Last name],

I am applying for the Supply Planning Analyst role in [City]. Your October release notes say the planner now recalculates safety stock nightly instead of weekly, and the posting asks for someone who can keep that data trustworthy. I have done that job on a weekly cycle for three years, so I know where the weekly version breaks.

At [Employer] I rebuilt the demand forecast for [N] SKUs across [N] sites. Forecast error fell [X%] over two quarters and the stock we freed was worth [N]. I also wrote the exception rules the planners still use; manual overrides went from [N] a week to [N].

What I want next is to own those rules rather than inherit them, at a company already running the nightly cycle. I am based in [City] and can work your hours.

[Your name]

內文一百三十六個字。用拇指蓋掉公司名再讀第二句，那句話就不成立了——那是這封信唯一不能被重複使用的部分。裡面六個帶數字的空格不是排版風格，是寄出前必須去查回來的六件事；查不出來的那一個，整句刪掉。

轉職、跨產業、跨國，要改的不是同一個地方

轉職的人改第二段。你那兩件成果是用上一份工作的語言寫的，要翻成這個職缺聽得懂的說法，而且不能往抽象翻。把「我帶過三十人的門市團隊」翻成「我具備領導能力」等於沒講；翻成「我排三十個人的班、處理離職率、每個月要對一張損益表」才是往他們的語言跑——那三件事在辦公室裡也存在。

跨產業的人要多寫一句別人不用寫的：哪一塊不能轉移，你打算怎麼補。承認一件你還不會的事比假裝沒有落差可信，因為那個落差對方本來就看得出來，你不講他會自己填一個更糟的版本。這句放第三段，一句就好，後面接一個具體動作：正在修的課、已經做完的專案、下個月要考的東西。

跨國申請多一個變數：工作許可。它只能用事實處理，而且只值一句話。有身分就寫「I have the right to work in [country]」，需要對方辦就寫「I would need visa sponsorship」，不要藏——藏起來的結果是走到第三輪、雙方都投入之後才發現。同一句順便交代時差和到職日。

內文、附件，還是表單裡的那個文字框

格式跟履歷用同一套：同一個字體、同一個抬頭區塊，名字、email、電話、城市一個字都不要不一樣。一致不會加分，但不一致會讓人多花兩秒確認有沒有拿錯檔案。

• Email 內文：全文貼在內文，不要寫「詳見附件」再掛一個 PDF。點開附件要多兩個動作，而第一次讀你的人很可能正在通勤。附件留給履歷。
• 主旨：職稱加名字，有來源就再加來源——Supply Planning Analyst — Chen Yi-ting (referred by Ana Lopez)。不要寫 Job application，那是收件匣裡最容易被滑過去的一行。
• 附件：PDF，不要 Word。Word 檔在別人的電腦上會重排，你排了半天的那一頁會變成一頁半。檔名寫 Chen-Yiting-Cover-Letter.pdf，不要 cover_letter_final_v3.pdf，那個檔名會跟你的履歷一起躺在對方的下載資料夾裡。
• 申請系統裡的文字框：那是純文字。你貼過去的粗體、項目符號、tab 縮排會變成亂碼或擠成一團。段落之間空一行，不要用符號當項目點，貼完把框拉大重看一遍再送出。

只有一個測試：把公司名換掉

印出來，用拇指蓋住公司名，從頭讀一次。如果換一個公司名就照樣能寄出去，那它不是求職信，是加了形容詞的第二份履歷。

只有兩句話必須通不過這個測試：第一段裡關於他們的那句，和最後一段裡關於你想在那裡做什麼的那句。其他的——你的成果、你的數字——本來就該是可以搬到下一封信去的。就是那兩句在支撐整封信存在的理由。

台灣人最常見的失敗，是把中文自傳翻成英文寄出去。自傳從「我從小」寫起，寫的是一個人；求職信從這個職缺寫起，寫的是一件事。讀的人也不同：自傳寫給還不認識你的人，求職信寫給已經看完你履歷、正在決定要不要跟你講那通電話的人。