行政助理的英文履歷怎麼寫
更新於 2026-09-02
行政助理的英文履歷，比的是你替辦公室省下的東西：每週少掉的幾個小時、不再發生的錯誤、砍下來的供應商費用、一條不用人催就跑完的流程。這個職位是新鮮人在 104 上投得最多的第一份工作之一，也是外商在台辦公室裡從第一天就用英文做事的位子：跨時區排行事曆、訂差旅、跟供應商往來、處理報銷與請購、辦公室營運、新人到職的前置作業、會議紀錄。讀履歷的人是辦公室經理或部門主管，他們要的不是「處理行政事務」，是一件具體的事：你來了以後，哪件事不再需要他們操心。
這一頁刻意跟執行秘書（executive assistant）分開寫。執行秘書服務一位主管，握的是那個人的時間、判斷與董事會資料；行政助理服務一個辦公室或一個團隊，握的是流程。證據因此不同。這一頁的每一條 bullet 都收在四種結果之一：省下的時間、消掉的錯誤、降下來的費用、不再需要人追的流程。「協助團隊處理日常行政」寫在每一份履歷上，招募方看不出差別；「把報銷從送件到入帳的時間從 [N] 天縮到 [N] 天」才是他們在找的人。
範例全部是英文，因為成品是英文。每一個數字的位置都留 [N]：省了幾小時、管幾家供應商、砍了多少錢，只有你的信箱與報表知道。這一頁不替你編，面試被追問時守住數字的也是你。
這個職位的英文履歷，完成後長這樣
下面是一份虛構人物的完整範例，由產品的排版引擎渲染成真正的頁面，分數由同一套規則引擎現算——不是我們打上去的。缺的數字一律留 [N]，所以分數停在上限以下；那不是範例的缺陷，是產品的規則在示範。
Ciara Doyle
Education
- Led logistics for the business society’s careers fair, which doubled its exhibitor count to [N] companies on a venue and catering budget held flat
- Established the society’s handover file — supplier contacts, venue terms and a costed budget for every event — which [N] successive committees planned from instead of starting at a blank page
Experience
- Owned the calendars of [N] managers across Dublin, Boston and Singapore under a written overlap-hours rule, so no recurring meeting landed outside working hours for any of the three offices
- Halved the time from expense submission to reimbursement, from [N] days to [N], by checking every receipt against policy before the claim reached finance
- Consolidated [N] office suppliers into [N] contracts, cutting [N] thousand euro a year from the office budget with no service dropped
- Built the onboarding checklist covering badge, laptop, seat and first-week meetings, so [N] consecutive new joiners had everything on the desk on day one
- Standardized travel booking for [N] fee earners on one approved-vendor policy, ending duplicate hotel bookings and recovering [N] thousand euro of unused tickets in the first year
- Cut supplier invoice processing from [N] days to [N] by matching each invoice to its purchase order before it reached a partner for sign-off
- Introduced a shared booking calendar for [N] meeting rooms that eliminated double bookings and the weekly reshuffle of client meetings
- Delivered minutes of the weekly partners’ meeting within [N] hours, with every action listed by owner and due date, so items rolling over to the next week fell from [N] to [N]
- Created the front-desk log for post, couriers and visitor passes across [N] tenant companies
- Redesigned the meeting-room turnaround as a printed check that ended the morning complaints
- Eliminated duplicate courier accounts by moving [N] tenant teams onto one agreed rate card
- Reduced the supplies order to a fortnightly cycle, taking [N] thousand euro a year off the bill
Additional Information
版面結構與排序
單欄，一頁。行政助理的履歷幾乎不該有第二頁：新鮮人沒有那麼多可寫，資深的人該做的是挑，不是塞。每段職務三到四條 bullet，寫最量得出來的那幾件。
排序只有一個目的：讓辦公室經理在十秒內看到你管過多大的範圍（幾個人、幾家供應商、幾個時區）、用什麼工具、留下過什麼結果。範圍與結果在前，工具在後，學歷放最後，除非你是新鮮人。
- 1Summary
三句話：服務的辦公室規模與產業、你握的那幾條流程（行事曆、差旅、請購、到職）、一個省下時間或錢的事實。
- 2Experience
倒序。每段三到四條 bullet，至少兩條有 [N]：人數、供應商數、天數、金額。實習與工讀算經歷，寫法一樣。
- 3Skills
分三組：流程（差旅與報銷、請購與供應商、會議與活動）、工具（Concur、Coupa、Google Workspace、Microsoft 365）、語言。每個詞都要對得回上面某一條 bullet。
- 4Certifications（可省略）
MOS、CAP 這類證照一行寫完。沒有就整段拿掉，不要用「進修中」填。
- 5Languages
外商行政職是英文為主的位子，等級要寫成查得到的形式：CEFR 等級或測驗分數，加上你現在辦公室的工作語言。
- 6Education
工作兩年以上放最後，一到兩行。新鮮人放 Experience 前面，附社團或實習裡真的辦過的活動與後勤。
三種年資的 Summary 範例
Summary 是招募方決定要不要往下讀的三句話。三個版本，共同點：範圍講具體，每個結果都有數字的位置，形容詞不出現。
Business administration graduate with [N] internships in office operations, most recently running travel bookings and meeting logistics for a [N]-person regional office. Built the vendor contact sheet the team still uses and cut the courier bill by [N]% in one quarter by moving to a single account. Comfortable working in English with colleagues in [N] time zones; looking for an administrative seat that owns a process, not a queue.
沒有正職就寫實習裡真的握過的東西：差旅、會議、一張團隊沿用的供應商表、一筆砍掉的費用。最後一句講你要的座位，不講熱情。
Administrative assistant with [N] years supporting a [N]-person office for a US software company, owning calendars across [N] time zones, travel for [N] regular travellers and purchase orders for [N] vendors. Halved expense turnaround by pre-checking receipts against policy, and consolidated office suppliers from [N] contracts to [N] with [$N] saved a year. Runs the process so the managers do not have to.
三個範圍（人數、時區、供應商）、兩個結果（報銷天數、供應商合約與金額）。最後一句寫的是工作方法，不是態度。
Senior administrative assistant running office operations for a [N]-person site across two floors, with [N] junior administrators reporting in. Owns the [$N] office budget, the vendor roster and onboarding logistics for [N] new joiners a year, and rebuilt the travel policy that cut the site’s travel spend by [N]% with no drop in trips taken. Writes every procedure down, so the office runs the same when the person who built it is away.
資深的訊號是制度：預算是你的、供應商名單是你的、差旅政策是你改的，而且全部寫成文件，你休假時辦公室照常運作。
依職能分組的 bullet 範例
辦公室經理評估行政助理看的是這六條流程，不是工作清單。每條 bullet 骨架相同：動詞、範圍、機制、該有數字的位置留 [N]。
行事曆與跨時區會議
· Owned the calendars of [N] managers across three time zones, keeping a written rule for the overlap hours so no recurring meeting landed outside working hours for any office.
· Cut the weekly reschedule count from [N] to [N] by blocking travel and focus time before the week opened, rather than moving meetings after conflicts appeared.
· Ran the logistics for a [N]-person quarterly leadership offsite, from the venue contract to the minute-by-minute agenda, delivered [N]% under the approved budget.
差旅與報銷
· Booked travel for [N] regular travellers under one approved-vendor policy, ending duplicate hotel bookings and recovering [$N] in unused tickets in the first year.
· Halved the time from expense submission to reimbursement, from [N] days to [N], by checking receipts against policy before they reached finance.
· Rebuilt the travel request form around the questions finance actually asks, so [N]% of requests were approved on the first pass instead of bouncing back.
供應商、請購與辦公室預算
· Consolidated [N] office suppliers into [N] contracts, cutting [$N] a year from the office budget with no service dropped.
· Raised and tracked [N] purchase orders a month in Coupa, matching every invoice to its PO before sign-off so no supplier was paid twice.
· Negotiated a [N]-year catering contract at the previous year’s rate, holding the per-head cost flat while headcount grew by [N]%.
到職與離職的後勤
· Built the onboarding checklist covering badge, laptop, seat and first-week meetings, so [N] consecutive new joiners had everything on the desk on day one.
· Cut the average time to recover a leaver’s equipment from [N] days to [N] by adding the collection step to the exit calendar invite instead of chasing by email.
會議紀錄與追蹤
· Delivered minutes for the weekly management meeting within [N] hours, with each action listed by owner and due date, so open items fell from [N] to [N] a week.
· Introduced a shared action log reviewed at the top of every meeting, which ended the monthly hunt for decisions buried in email threads.
辦公室營運與門禁
· Ran the office move for [N] people over a single weekend, with every desk, phone and access badge working on the Monday morning.
· Owned the visitor and access process for a [N]-person site, passing the annual security audit with zero findings for the first time in [N] years.
弱句改寫對照
同一段經歷的常見寫法與可信寫法。弱句的共同點：只有動作，沒有範圍、機制與結果。
Responsible for general administrative support to the office.
Owned office operations for a [N]-person site: calendars for [N] managers, travel for [N] regular travellers, [N] vendor contracts and the onboarding of [N] new joiners a year.
差在哪 · 原句是職位說明書。改寫把「行政支援」拆成四條流程，每條有範圍，招募方可以拿它跟自己的辦公室比大小。
Handled travel arrangements and expense reports.
Booked travel for [N] travellers under one approved-vendor policy and pre-checked every expense claim against it, cutting reimbursement from [N] days to [N] and returns from finance to near zero.
差在哪 · 「Handled」看不出快慢、對錯。改寫有政策（機制）、有天數（結果）、有退件率。三個都能被追問。
Scheduled meetings for managers across different time zones.
Kept the calendars of [N] managers across Dublin, Boston and Singapore on a written overlap-hours rule, so recurring meetings stopped landing at midnight for one office.
差在哪 · 原句描述的是工作，改寫描述的是規則與它改變的事：哪個辦公室不再半夜開會。跨時區排程的難處，只有做過的人寫得出來。
Ordered office supplies and dealt with vendors.
Consolidated [N] office suppliers into [N] contracts and moved ordering to a monthly cycle, cutting [$N] a year from the office budget with no service dropped.
差在哪 · 「dealt with」沒有方向。改寫給出合約數的變化、採購週期的改變，以及金額。省下的錢是這個職位最容易被相信的數字。
Took minutes at meetings and followed up on action items.
Delivered minutes within [N] hours with every action listed by owner and due date, and opened each weekly meeting with the log, so items rolling over week to week fell from [N] to [N].
差在哪 · 會議紀錄的價值不在打字，在事情有沒有被做完。改寫有時效、有格式、有一個下降的數字。
技能欄：留什麼、刪什麼
技能欄是 ATS 的比對表，也是面試題庫。流程、工具、語言分開放，每個詞都要能對回上面某一條 bullet。
值得佔版面的
Multi-time-zone calendar management · Travel & expense processing · Purchase orders & vendor onboarding · Onboarding & offboarding logistics · Minutes & action tracking · Event & offsite logistics
Google Workspace · Microsoft 365（Outlook、Excel、Teams） · SAP Concur · Coupa / Ariba · DocuSign · Zoom
English（寫 CEFR 等級或測驗分數） · Mandarin (native) · Business correspondence in English
可以刪掉的
- Detail-oriented / Organized / Multitasking · 這三個詞出現在每一份行政履歷上，等於沒寫。細心是用「[N] 個月零退件」證明的，放進 bullet。
- Microsoft Office / 文書處理 · 基本盤，佔一行是浪費一行。要寫就寫你真的用來做事的功能：Excel 的 pivot 對快遞帳單、Outlook 的共用行事曆規則。
- Communication skills / Team player · 自評名詞，招募方不會信。溝通能力是 bullet 裡那個跨三個時區、沒有人半夜開會的行事曆證明的。
- Typing speed / 打字速度 · 這是二十年前的行政履歷。今天沒有人用它篩人，留著只會讓整頁讀起來像從範本抄的。
ATS 關鍵字
行政職缺多半先過解析器再到人手上。以下是 JD 最常出現、系統最常比對的詞，依類別分組；放進 bullet 的語境裡最有效。
寫上去的每個詞都要能被追問。列了 Concur，就要說得出一張報銷單從送件到退件會經過誰；列了 purchase orders，就要講得出 PO、發票、收貨三方怎麼對。關鍵字堆得再多，解析器不加分，面試官只是多了幾題你答不出的。
履歷以外的證據：證照、語言成績與資歷查核
行政助理沒有作品集，招募方也不會去點任何連結。他們做的是另外三件事：打電話問你當時的直屬主管、看你英文成績旁邊那個年份、在面試現場給你一份表叫你當場做。這一節講的就是這三件事，以及履歷上該用哪一句話指過去。
- 讀者真的會去查的東西，以及順序
辦公室經理拿到履歷後的動作幾乎固定：先對公司名稱與在職起訖月份（LinkedIn，或前公司開的在職證明），再看 Languages 那一行的分數與年份，最後才翻證照。沒有人會找你的作品集，這個位子也生不出作品集。所以該花力氣的不是多附幾個連結，是把公司與日期、語言、證照這三處各寫成一句別人查得動的話。
- Microsoft Office Specialist：寫科目、版本、年份，不要只寫「MOS 認證」
MOS 是這個職位少數真的會被讀的證照，因為它一次只發一科：Excel Associate、Excel Expert、Word、PowerPoint 各算各的。履歷上一行寫完：Microsoft Office Specialist: Excel Associate (Microsoft 365 Apps), 20[N]，科目、版本、年份三樣齊。只寫「MOS 認證」的人，面試第一句就會被問是哪一科，答不出版本，同一行的其他字跟著一起貶值。發證的 Certiport 會給你一份成績單與一個數位徽章連結，那是這件事裡唯一能由你自己拿出來的證明，就接在那一行後面。
- 沒有證照或還沒考過：整段拿掉，不要寫「進修中」
Certifications 底下只有一行寫著 in progress，讀起來就是版面在充數。還沒考過就整段省略，面試時直接說「MOS Excel Expert 排在 [N] 月考」，那是計畫不是資歷，你自己把兩者分開講，反而是加分。IAAP 的 CAP 在報名前就設有學歷與年資門檻，報得成不等於考得過，中間那段沒有任何適合寫在履歷上的形式。真正該補的是 bullet：你用樞紐分析把快遞帳單對出差額那件事，證明的東西跟那張證照一樣。
- 英文成績要帶施測年月；過期了就換一句查得到的事實
外商行政職的英文是每天在用的，所以對方看的不只是分數，是旁邊那個年月。寫成 TOEIC [N] (Mar 20[N]) 或 IELTS [N] (Aug 20[N])，分數與施測時間同一行；成績單上印的有效期限，履歷寄出去之前自己先確認一次。已經過期又還沒報名重考，就把分數整個拿掉，改寫一句能被證實的事實：每天以英文與 [地區] 總部書信往來、每週主持 [N] 場英文會議。這種句子你的推薦人證實得了，五年前的分數沒有人證實得了。
- 推薦人：先問過本人，寫清楚關係與他能證實的那一件事
行政職是推薦電話真的會打的職位，因為要問的事很具體：那條流程到底是不是你在跑。推薦人名單另外做一頁，不放進履歷，也不要留「References available upon request」那一行，那行等於沒寫。名單上每個人給三樣：當時的職稱、與你的關係（「我直屬的辦公室經理」遠比「前同事」有用）、他能證實的那一件事。電話打進去之前先通知本人，並把履歷上跟他有關的那兩三條 bullet 給他看過，他才講得出「對，供應商整併是她提的」。當時的主管離職了或公司收了，就找一起跑過那條流程的同事，日期的部分交給前公司 HR。
- 職稱與在職期間，是唯一會被正式核對的兩件事
前公司 HR 多半只回答兩件事：職稱，以及到職與離職日期。台灣還有勞保投保紀錄與離職證明，公司與起訖日期都是白紙黑字。把 Administrative Assistant 寫成 Office Manager，或把中間三個月的空窗接成連續在職，出事就出在這裡，而且對方讀到的不是能力問題，是誠信問題。職稱不好看就照實寫，實際管到哪裡讓 bullet 去說；空窗就照實寫月份，被問到再解釋。
- 不能帶走的文件，重做一份空白版
最能說明你怎麼做事的東西，到職清單、差旅政策那張一頁紙、供應商聯絡表、有負責人與到期日欄位的會議紀錄範本，全部是公司資產，上面有真實的供應商、金額與內部網址。原檔一份都不要帶，也不要寄。可以做的是憑記憶重做一份空白版：留欄位與順序，不留任何一筆資料，面試時印出來帶去，講你為什麼把某一欄放在那個位置。這一份同時回答兩件事：你怎麼做事，以及你分得清楚什麼東西可以離開那間辦公室。
行政助理履歷最常見的錯誤
- 1整頁都是「處理」
處理文書、處理差旅、處理報銷。「處理」沒有方向，讀者不知道快了慢了、對了錯了。每條 bullet 要收在一個結果：省下的天數、消掉的錯誤、砍掉的費用。
- 2沒有範圍
幾個人的辦公室、幾位主管的行事曆、幾家供應商、幾個時區。缺了範圍，招募方無法判斷你接不接得住他們那個辦公室。
- 3把執行秘書的履歷投給行政助理
董事會資料、主管的私人行程、以主管名義回信，是執行秘書的證據。行政助理的職缺看的是辦公室與團隊的流程。兩種混寫，兩種招募方都覺得你是別人的人。
- 4工具清單當內容
「Proficient in Microsoft Office, Google Workspace, Concur」是名詞排排站。寫你用工具改變了什麼：一條共用行事曆規則，讓 [N] 間會議室不再重複預約。
- 5軟技能寫成形容詞
Detail-oriented、organized、proactive 在每一份行政履歷上。細心用零退件證明，主動用你先發現的那個問題證明，都放進 bullet。
- 6英文程度只寫 fluent
外商行政職是英文為主的位子，招募方會在面試第一分鐘驗證。寫查得到的形式：測驗分數、CEFR 等級，或「每天與美國總部以英文書信往來」這種可追問的事實。
- 7實習與工讀不寫
新鮮人最常見的錯。在系辦排課表、替社團訂場地、當工讀生對發票，都是行政經歷，寫法跟正職一樣：範圍、機制、結果。
這些 bullet 會被怎麼追問
行政助理履歷上的每個 [N]，都是你自己出的面試題。留下一條 bullet 之前先想：追問三層，你守得住嗎。
Halved the time from expense submission to reimbursement, from [N] days to [N].
天數是怎麼量的？從哪一天算到哪一天？縮短的部分是你改的，還是財務同時換了系統？
準備改前改後的流程圖，指出你加的那個檢查點在哪裡。如果同一時期財務換了系統，要能拆開講你那一段貢獻了多少。
Consolidated [N] office suppliers into [N] contracts, cutting [$N] a year.
省下的金額是報價差，還是實際帳單的差？服務有沒有變差？合約是誰簽的？
準備前後十二個月的實際支出，不是報價。要說得出砍掉的是哪一類供應商、轉換期間出過什麼問題、提案是你、批准是誰。
Owned the calendars of [N] managers across three time zones.
兩位主管同時要同一個時段，你怎麼決定？你造成過最嚴重的一次撞期是什麼，怎麼收拾？
面試官要看的是判斷，不是軟體操作。準備一次真實的衝突：誰讓步、你怎麼溝通、之後規則改了什麼。
Built the onboarding checklist so [N] consecutive new joiners had everything on day one.
清單上有哪些項目？哪一項最常出錯？IT 或總務不配合的時候你怎麼推？
帶著清單本身。要講得出每一項的負責單位、前置天數，以及一次你提早追才沒開天窗的案例。
Delivered minutes within [N] hours, with open items falling from [N] to [N] a week.
「open item」怎麼定義？你追的時候負責人不回，怎麼辦？
準備行動清單的格式與你的追蹤節奏。追不動的項目怎麼升級給主管，才是這個問題真正在問的事。
常見問題
新鮮人沒有正職經歷，行政助理的履歷要寫什麼？
寫你真的辦過的事。系學會辦過的活動：場地、預算、來了幾個人。實習裡對過的發票、排過的會議、訂過的差旅。工讀生做的行政也算。每一件都用同一個骨架：範圍、機制、結果。
沒有數字就先回去找：活動花了多少錢、來了幾個人、你對了幾張發票。找不到就留 [N]，面試前補上，不要編。
行政助理跟執行秘書（EA）該投哪一種？履歷有差嗎？
看 JD。寫 support the office、team、facilities、vendors 的是行政助理；寫 support the [title]、board、confidential、單一主管的差旅的是執行秘書。前者的證據是流程，後者的證據是判斷與保密。
同一份底稿留兩個版本。行政版每條 bullet 有範圍與結果；執行秘書版看那一頁。
我的工作都是例行的，哪一件算成就？
例行工作裡有三種可寫的事實：你縮短的（報銷天數、會議室預約的來回）、你消掉的（重複訂房、付兩次的發票）、你省下的（供應商合約、差旅費）。每一種都有 [N] 可填。
一件都沒有，就從下週開始做一件：量一次現在的天數，改一個步驟，再量一次。履歷寫不出還沒發生的事。
英文程度要怎麼寫？多益幾分才能投外商行政？
寫查得到的形式：測驗分數、CEFR 等級，或你實際用英文做的事（每天跟美國總部書信往來、替 [N] 位外籍主管排程）。多數外商行政職的 JD 寫 business-level English；分數只是門票，面試的第一分鐘才是驗證。
不要只寫 fluent。形容詞在這個位子上不算證據。
台灣的職稱怎麼翻？行政專員、行政助理、總務有差嗎？
對外商的階梯，不對字面。行政助理與行政專員多數對到 Administrative Assistant；總務對到 Office Administrator 或 Office Coordinator；管一個辦公室全部營運、手上有預算的，是 Office Manager。只服務一位主管的才是 Executive Assistant。
同一家公司升過職，分段寫，各自帶日期與範圍。
把你替辦公室省下的時間，寫成外商看得懂的英文
照實用中文寫：辦公室幾個人、你握哪幾條流程、報銷縮了幾天、供應商砍了幾家。編輯室把它改成這一頁水準的英文 bullet；分數由規則引擎算，不是模型自評，同一份稿每次都同一個數字。缺的數字留黃色 [N]，回去翻信箱與報表填，我們不代你猜。登入後履歷與求職信各免費 2 次。
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