特助的英文履歷怎麼寫
更新於 2026-09-02
特助的英文履歷，比的是主管的時間與決策：一年裡替他省回多少小時、董事會資料連續幾季準時送出、跨區差旅花了多少又省了多少、哪些事因為你在場而提早拍板。這個職位常被跟行政助理放在一起，分界其實很清楚：行政助理服務一間辦公室與一個團隊，特助服務一個人，總經理、國家負責人或創辦人，與他的判斷。履歷的單位不是待辦清單，是一個更快做出的決定、一份如期的董事會資料、一趟省下成本的行程、一段被保護下來的工作時間。
外商在台灣辦公室招特助，看三件事：你能不能替主管把關、你有沒有碰過董事會與投資人等級的文件、你的英文撐不撐得起與區域總部和母公司的往來。「安排行程與會議」寫在每一份特助履歷上，等於沒寫；「把主管的固定會議減半，退掉或合併 [N] 場沒有產出決定的會」才是招募方在找的人。保密與判斷力沒辦法自評，只能從 bullet 裡的機制被讀出來：誰能直接找到主管、什麼事你自己決定、什麼事一定往上送。
這一頁的範例全部是英文，因為成品是英文。每個數字的位置一律留 [N]：管過幾季的董事會資料、省了多少差旅費、替主管收回幾小時，只有你的行事曆與報帳紀錄知道。面試被追問的時候，守住那些數字的是你，不是範本。
這個職位的英文履歷，完成後長這樣
下面是一份虛構人物的完整範例，由產品的排版引擎渲染成真正的頁面，分數由同一套規則引擎現算——不是我們打上去的。缺的數字一律留 [N]，所以分數停在上限以下；那不是範例的缺陷，是產品的規則在示範。
Clarissa Tan
Education
- Led the [N]-student organising committee for the faculty’s annual industry forum, booking [N] speakers and the venue [N] weeks ahead of the date
Experience
- Halved the country head’s standing meeting load by auditing [N] recurring meetings with each chair and retiring or merging the [N] that produced no decision
- Delivered the quarterly board pack on time for [N] consecutive quarters, consolidating inputs from [N] department heads into one reviewed document [N] days before each meeting
- Cut [N] thousand dollars from annual travel spend across [N] trips by moving bookings to negotiated corporate fares and a [N]-day booking rule the principal agreed to
- Defined a written access rule for the office, so [N]% of inbound requests were answered without reaching the principal and the rest arrived with a recommendation attached
- Established the founder’s weekly decision log, so [N] open items a week reached a yes or no within [N] days instead of drifting between meetings
- Orchestrated a [N]-city investor roadshow across [N] time zones in [N] weeks, with the deck, the attendee brief and the follow-up drafted before each flight landed
- Doubled the share of monthly investor updates sent on the promised date by building the template and chasing the [N] inputs a week ahead
- Owned the [N] thousand dollar annual budget of the office of the CEO, closing [N] consecutive quarters within [N]% of plan with no expense item returned by finance
- Consolidated the diaries of [N] lawyers into one shared practice calendar
- Standardized the pre-meeting brief the practice sent before every client meeting: attendees, matter status and the open questions on one page
- Reduced the billing cycle by [N] days by chasing time entries on a fixed weekly schedule and returning each draft to its lawyer already coded
- Introduced a document register for [N] thousand matter files, so any assistant could find the current draft without calling the practice
Additional Information
版面結構與排序
單欄、一頁。特助的履歷常常寫成職責清單，因為每天的事太多；解法不是把事情列完，是挑出替主管改變了什麼的那幾件。近幾年服務的主管與他的層級寫清楚，更早的職務壓成一到兩行。
排序只有一個目的：讓招募方十秒內看到你服務過哪個層級的主管、碰過什麼等級的文件、替他省下什麼。主管層級與交付紀錄放最前面，語言與工具放後面，證照放最後。
- 1Summary
三句話：服務過的主管層級與產業、一個董事會或投資人等級的交付紀錄、一個替主管省下時間或成本的事實。
- 2Experience
倒序。職稱寫清楚你服務的是誰：Executive Assistant to the Country Head。每段三到五條 bullet；季數、場次、金額、小時這類 [N] 每段至少兩處。同一位主管升遷帶著你走的，分成兩段寫，各有各的範圍。
- 3Skills
分三類：主管辦公室的工作（董事會資料、差旅、預算）、工具（Concur、Diligent、Outlook）、語言。只列答得出「你用它替主管做過什麼」的項目。
- 4Languages
特助的語言欄是硬條件，單獨一段。寫程度與用途：English (fluent, drafts board correspondence)，不寫「良好」。
- 5Certifications（可省略）
CAP 或秘書、專案管理的證照一行寫完。沒有就整段省略，不要用訓練課程充數。
- 6Education
放最後，一到兩行。做了五年以上，沒有人會因為學位錄取你。
三種年資的 Summary 範例
Summary 是招募方決定要不要往下讀的三句話。三個版本對應三種處境，共同點：主管層級與交付紀錄講具體，「細心」「積極」這類自評不出現。
Team assistant with [N] years at a law firm, most recently seconded to a partner’s office to run a calendar of [N] meetings a week and a [N]-country travel schedule. Drafts the meeting brief the evening before and clears the partner’s expense cycle within [N] days of month end. Looking for a first executive assistant seat with a general manager or country head.
Team assistant 是特助的前一站。沒有服務過高階主管，就寫你被借調去服務誰、握過什麼：行事曆、差旅、報帳週期。最後一句講你要的座位，不講熱情。
Executive assistant with [N] years in the office of a country head at a global bank, running a calendar across [N] regions, a [N] thousand dollar travel and office budget, and the quarterly board pack for the local entity. Delivered [N] consecutive board packs on time and halved the principal’s standing meeting load in the first year. Works in English with the regional office and in Mandarin with the local leadership team.
兩個規模、一個連續紀錄、一個減半。中生代特助的可信度來自替主管改變了什麼，不是行程排得多滿。最後一句把雙語橋接寫成事實，不寫「溝通能力佳」。
Chief of staff-level executive assistant with [N] years serving founders and general managers, most recently running the office of a CEO with [N] direct reports and a board of [N]. Owns the board and investor calendar, the decision log the leadership team runs on, and a [N] thousand dollar budget closed within plan for [N] years. Manages [N] assistants across the region and has trained [N] of them into executive seats of their own.
資深的訊號是制度留下來了：決策紀錄被領導團隊沿用、預算連續幾年在計畫內、帶出來的人接了自己的位子。「Chief of staff-level」只在你真的管過主管的議程與追蹤時才能寫。
依能力分組的 bullet 範例
外商評估特助看的是這五件事，排了幾場會不算。每條 bullet 骨架相同：動詞、主管層級或規模、機制、該有數字的位置留 [N]。
主管的時間與議程
· Halved the country head’s standing meeting load by auditing [N] recurring meetings with each chair and retiring or merging the [N] that produced no decision.
· Secured [N] hours a week of protected working time for a founder by rebuilding the calendar around decision blocks and routing [N]% of inbound requests straight to the right team lead.
· Established a weekly decision log for the general manager, so [N] open items a week reached a yes or no within [N] days instead of drifting between meetings.
董事會與投資人資料
· Delivered the quarterly board pack on time for [N] consecutive quarters, consolidating inputs from [N] department heads into one reviewed document [N] days before each meeting.
· Cut the board pack from [N] pages to [N] by writing a one-page cover note per agenda item, so directors arrived with questions instead of reading in the room.
· Owned the monthly investor update for a venture-backed founder, sending [N] of [N] on the promised date with the [N] inputs chased a week ahead.
跨區差旅與後勤
· Cut [N] thousand dollars from annual travel spend across [N] trips by moving bookings to negotiated corporate fares and a [N]-day booking rule the principal agreed to.
· Orchestrated a [N]-city investor roadshow across [N] time zones in [N] weeks, with the deck, the attendee brief and the follow-up drafted before each flight landed.
· Rebuilt the regional itinerary around the principal’s meeting priorities, recovering [N] hours of working time per trip and closing every expense report within [N] days of return.
把關與保密
· Defined a written access rule for the country head’s office, so [N]% of inbound requests were answered without reaching the principal and the rest arrived with a recommendation attached.
· Owned the confidential correspondence for a [N]-person restructuring over [N] months, with no early disclosure and every notice delivered on its scheduled day.
· Standardized the brief the principal reads before every external meeting: attendees, last contact, open asks, one recommended position, delivered [N] hours ahead.
預算、報帳與追蹤
· Owned the [N] thousand dollar annual budget of the office of the CEO, closing [N] consecutive quarters within [N]% of plan with no expense item returned by finance.
· Drove [N] cross-team actions from the leadership meeting to closure each quarter, publishing an owner and a date for each within [N] hours of the meeting.
· Negotiated the office’s hotel and car-service contracts across [N] cities, cutting the per-trip rate by [N]% while keeping the principal’s preferred properties.
弱句改寫對照
五句幾乎每份特助履歷都有的話，各配一個招募方查得到的版本。先讀病灶再讀改寫：那個病灶多半也在你的草稿裡。
Responsible for managing the executive’s calendar and travel arrangements.
Owned the calendar and a [N]-country travel schedule for the country head of a global bank, holding [N] hours a week of protected working time and closing every trip’s expenses within [N] days of return.
差在哪 · 原句是職位說明書，任何特助都寫得出來。改寫給出主管層級、範圍（[N] 個國家）與兩個結果：保護下來的時間、報帳的速度。
Prepared materials for board meetings.
Delivered the quarterly board pack on time for [N] consecutive quarters, chasing [N] contributors a week ahead and cutting the pack from [N] pages to [N] with a one-page note per agenda item.
差在哪 · 「準備資料」沒有結果。改寫有連續紀錄、機制（提前一週追稿）與董事真的感覺得到的變化：頁數變少、問題進了會議室。
Handled confidential information with discretion.
Owned the confidential correspondence for a [N]-month leadership transition, drafting [N] announcements that went out on their scheduled day with no early disclosure.
差在哪 · 保密是這份工作的定義，自評「謹慎」沒有人會信。改寫給出一個真的需要保密的事件、你握的東西與結果：零提前外流。
Assisted the CEO with various projects and follow-ups.
Drove [N] actions a quarter from the leadership meeting to closure on the CEO’s behalf, publishing owner and date within [N] hours and escalating the [N] that stalled past their date.
差在哪 · 「assisted」與「various」是評分引擎直接扣分的兩個詞，也是招募方跳過的兩個詞。改寫寫的是你替主管追到底的機制：誰、何時、卡住怎麼辦。
Booked flights and hotels for the executive team.
Cut [N] thousand dollars from annual travel spend by moving [N] trips a year onto negotiated fares and a [N]-day booking rule, without changing the principal’s preferred airlines.
差在哪 · 訂機票是媒介，不是成果。改寫寫的是你用訂票改變了什麼：省下的金額、機制、以及沒有犧牲掉的東西。
技能欄：留什麼、刪什麼
技能欄是 ATS 的比對表，也是面試題庫。主管辦公室的工作、工具、語言分開放，每個詞都要能對回上面某一條 bullet。
值得佔版面的
Board & investor materials · Calendar management across regions · Travel & itinerary planning · Expense & budget control · Minutes & action tracking · Confidential correspondence
Outlook / Google Calendar · Concur (travel & expense) · Diligent Boards / BoardEffect · DocuSign · Notion / Asana · Zoom / Teams
English (fluent; drafts board correspondence) · Mandarin (native) · Japanese (business; calls with the regional office)
Office of a country head / GM · Founder & investor relations · Regulated industry (banking / pharma)
可以刪掉的
- Organized / Proactive / Detail oriented · 自評形容詞，招募方不會信。細心是 [N] 季沒有遲交的董事會資料證明的。
- Microsoft Office / Typing speed · 基本盤。Excel 只有在你用它做過預算追蹤或報帳對帳時才值得提，而且要寫進 bullet。
- Communication skills / Interpersonal skills · 無法查證。雙語橋接是 bullet 裡「用英文對區域總部、用中文對本地團隊」證明的。
- Event planning（沒有規模的） · 每份助理履歷都有。要寫就寫規模與結果：[N] 人的年度會議、預算 [N]、如期。
ATS 關鍵字
特助職缺的第一關幾乎都是解析器，而且 JD 的用字非常固定。以下依類別分組；放進 bullet 的語境裡最有效，拼法照職缺原文。
只放你替主管做過、答得出細節的詞。寫了 board materials 就要說得出董事會的週期、你追的是誰的稿、哪一季差點遲交；寫了 discretion 就要有一件真的需要保密的事可以講（不講內容，講機制）。解析器比對到而你答不出來的詞，是你替面試官出的題。
沒有作品集的職位，證據放在哪裡
工程師有 repository，設計師有作品集，特助兩樣都沒有——你做出來的東西（董事會資料、公告草稿、決策紀錄）沒有一份能離開那間辦公室。剩下的證據是另外三種：查得到的年資、願意具名的人、有編號有到期日的證照。以下每一條都寫出讀的人會打開什麼，以及履歷上那一行該怎麼寫。
- 會被打開的只有三樣東西
第一是你的 LinkedIn，用來對日期。第二是你在職稱裡指名的那個層級——某公司的 country head 是公開事實，讀的人會確認那段期間坐那個位子的是不是同一個人。第三是共同認識的人：他通訊錄裡待過那間辦公室的任何一位，會收到一則訊息。第三樣你控制不了，而且被問到的通常不是你列的推薦人。所以履歷上不要寫任何你不希望前同事替你回答的句子。你寫了固定會議減半，坐過那些會的人就會被問到那件事。
- 職稱寫到層級為止，不寫到人名
履歷寫 Executive Assistant to the Country Head，LinkedIn 標題寫 Office of the Country Head。兩邊都不出現「EA to（人名）」，主管的姓名不進任何公開欄位。這不是謙虛，是這份工作的第一道測驗：看到有人把服務對象的名字掛在公開檔案上，招募方對你在辦公室裡的分寸就不需要再問了。真的需要讓對方知道你服務過誰，那句話在面試裡口頭講。header 上那條 LinkedIn 連結，只有在檔案日期跟履歷一致、而且沒有出現主管姓名時才放；有一項不成立就先修檔案，修不了就把那一行拿掉。
- 主管具名寫的推薦，是這個位子最接近作品集的東西
一封由你服務過的主管署名的 LinkedIn 推薦，有日期、有他的職稱、任何人都點得開，是這份工作唯一的公開成品。要就在交接的時候要，不要等離開很久之後才回頭寫信。有些主管不方便公開寫（他們有自己的理由），替代品是具名推薦人：姓名、當時的職稱、以及他知道你正在看機會。這份名單放在你寄給招募方的信裡，不印在履歷上。履歷也不要花一行寫 References available on request——那一行佔了位子，卻沒有給任何人一個可以打的電話。
- 日期會被對，而且是跟前公司的人事紀錄對
offer 前的查核比對的是前雇主 HR 手上的資料：起訖月份、系統裡的職稱，有時候還有離職原因。所以日期寫到月：Mar [N] – Sep [N]。只寫年份的區間讀起來像兩年，查出來是七個月，那段差額由你解釋。職稱用 HR 系統裡的那一個，實際範圍放括號：Administrative Officer (Executive Assistant to the Country Head)。短的那一段不要藏，給它一個子句：(office closed)、(principal relocated)。特助頻繁換位子會被讀成跟人合不來，你自己寫的那一句，永遠好過讀的人自己猜。
- 查得到的，跟只是寫上去的
語言與證照是這一頁少數真的能被驗證的欄位，就要寫成可以驗證的樣子。英文那一行後面掛上檢定與月份：English (fluent; drafts board correspondence) · TOEIC [N], Mar [N]。成績沒有日期，讀的人一律當它是舊的。證照寫發證機構、證號與到期日：Certified Administrative Professional (CAP), IAAP · cert. [N] · valid to Dec [N]。過期就寫過期，或整條拿掉，不要當成現行的寫；還在考的寫考試日期，不要讓 in progress 掛在履歷上好幾年。查出來跟你寫的不一樣，掉的不是那一行，是整頁。
- 不能給的東西，用形狀去指
董事會資料、公告草稿、決策紀錄，一份都不能離開那間辦公室。不要為了應徵做一份「去識別化的董事會資料範例」寄出去——把機密文件洗過再當作品集，示範的正好是這份工作的反面，而對方就是會這樣讀。能講的是形狀不是內容：每個議程項目一頁的前言、外部會議前 [N] 小時送到主管手上的 brief（與會者、上次接觸、待辦的請求、一個建議立場）、每週的決策紀錄。對方真的想看你做事，這個職位有自己的做法：現場出題。一個信箱、一份行事曆、三個互相衝突的請求，當著他的面排。
- 你自己在找工作，本身也是機密
現任主管通常不知道你在看機會，而他正好是最有力的推薦人。標準做法是把現任那一格空著，並且把話講明：my current principal is not aware of this search。特助這個職位的招募方聽得懂這句話，不會追問。空下來的位子用前一位主管補上，再加一位現公司裡知情而且守得住的人：財務長、董事會秘書、法務主管。最後階段對方一定會要現任的推薦人，時機到那時候再談。這件事本身就是一次示範：你怎麼保護自己的機密，跟你會怎麼保護主管的，是同一套。
特助履歷最常見的錯誤
- 1把特助寫成行政助理
訂會議室、管文具、辦活動是辦公室與團隊的工作。你投的是服務一個人的座位，履歷的單位是主管的時間與決策：省回幾小時、幾季準時、哪件事提早拍板。兩種都寫，讀的人會把你歸到薪資較低的那一種。
- 2整頁都是行程與會議
排了幾場會、訂了幾趟機票，是媒介，不是成果。每條 bullet 要有主管因為你而改變的事：減半的會議、保護下來的時間、如期的董事會資料。
- 3保密用形容詞自評
「謹慎」「可信賴」沒有人會信。寫一個真的需要保密的事件（重組、交接、併購前期）與你握的機制：誰能看、何時發、結果是零提前外流。
- 4主管層級沒有寫出來
「Executive Assistant」底下沒寫服務誰，招募方無法判斷你能不能接他們的總經理。職稱寫全：Executive Assistant to the Country Head，主管的直屬人數與董事會規模放進 Summary。
- 5數字沒有規模
「Managed travel budget」沒有金額等於沒寫。[N] thousand dollars、[N] 趟、[N] 個時區、[N] 季，是招募方判斷你能不能管他們那位主管的辦公室的唯一依據。
- 6語言能力寫「良好」
外商台灣辦公室的特助是英文優先的座位。「良好」讀不出你能不能替主管起草給區域總部的信。寫程度與用途：fluent, drafts board correspondence；conversational, books hotels and cars。
這些 bullet 會被怎麼追問
面試官讀特助履歷的方式，是挑一條主張問：日期誰定的、誰同意了、滑掉的那一次怎麼辦。你寫上去的每個 [N]，都是你自己出的題。
Delivered the quarterly board pack on time for [N] consecutive quarters.
「準時」是誰定的日期？有沒有哪一季是靠最後一晚趕出來的？哪個部門最常遲交，你怎麼處理？
要能講出董事會的週期、你的倒推時程、最常遲交的那位主管與你的追稿機制。連續準時如果是靠通宵，面試官會把整頁的 on time 重新標價。
Halved the principal’s standing meeting load by retiring the meetings that produced no decision.
退掉的會是誰主持的？他們同意嗎？有沒有一場退掉之後又被加回來？
準備退掉的會議清單、每一場的主持人、主管怎麼授權你去談、以及被加回來的那一場為什麼。減半很容易，證明沒有退掉該開的會才是工作。
Cut [N] thousand dollars from annual travel spend.
基準是哪一年？省下來是因為改了訂票規則，還是因為主管出差變少了？主管有沒有抱怨過？
分清楚規則帶來的節省與行程減少帶來的節省。準備兩年的差旅明細、每趟的票價差、以及主管不肯讓步的那幾項。省了錢但主管每趟都不高興，不是好消息。
Owned the confidential correspondence for a [N]-month leadership transition with no early disclosure.
你看得到哪些東西？誰決定你能看？有沒有一次有人來探口風，你怎麼回？
講機制不講內容：存取範圍、誰授權、文件怎麼存、被探問時的固定回答。面試官不是要聽秘密，是要看你有沒有一套不需要臨場判斷的做法。
Drove [N] cross-team actions a quarter from the leadership meeting to closure.
追不動的那幾件怎麼辦？你直接去催一位總監，他不理你，然後呢？
準備一件卡住的事：你追了幾次、什麼時候往上送、主管怎麼介入、最後有沒有關掉。特助的追蹤權力來自主管的授權，講得出那條線在哪裡，這條 bullet 才站得住。
常見問題
我的職稱是行政助理，但實際上只服務總經理一個人，該怎麼寫？
職稱照實寫，範圍寫清楚：Administrative Assistant (supporting the General Manager)。Summary 第一句就講你服務誰、他的層級、你握的東西：行事曆、差旅、董事會資料。
每條 bullet 用這一頁的骨架：主管因為你而改變了什麼。招募方讀的是內容，職稱只是門票。
英文要多好才能投外商的特助？
JD 寫 fluent 的，通常是主管本人是外籍、或每天要跟區域總部往來。寫得出給區域總部的正式信件、聽得懂電話會議、開得了口跟外籍主管的助理喬時區，就夠了。
履歷上不要寫「良好」。寫用途：drafts board correspondence、runs calls with the regional office。範例每一段的最後一句就是這個寫法。
主管換公司帶著我走，兩家公司的經歷要怎麼分？
照公司分段，兩段職稱寫同一位主管：Executive Assistant to the CEO (followed the principal from [previous company type])。這是外商很看重的訊號：一位高階主管願意帶你走。
兩段各寫各的成果，不要重複。第二段寫新公司多了什麼：董事會規模、區域數、預算。
把關與判斷這種事沒辦法量化，bullet 怎麼寫？
量化的不是判斷本身，是判斷的機制與結果：多少比例的請求沒有到主管手上、帶著建議送上去的有幾件、主管照你建議做的有幾件。
真的沒有數字的，寫機制：a written access rule、a one-page brief before every external meeting。機制本身就是證據。
要不要放照片、年齡、婚姻狀況？本土履歷都有。
外商履歷一律不放。照片、年齡、婚姻與家庭狀況在多數外商的招募流程裡是不能被看到的資訊，放了反而讓 HR 為難。
把那一行的空間留給主管層級與交付紀錄。
把你替主管省下的時間，寫成外商看得懂的紀錄
用中文照實描述你服務的主管、你握的東西與你改變的事：董事會資料準時幾季、差旅省了多少、會議減了幾場。AI 改寫成這一頁等級的英文 bullet，四項分數由規則引擎計算，同一份稿重測數字不變。缺的數字一律留黃色 [N] 空格由你自己填，不會替你編一個金額。登入後履歷與求職信各可免費生成 2 次。
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